Rekisteriseloste

Ajoneuvoni, rekisteriseloste 21.11.2022

Ajoneuvoni käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen sekä Suomen henkilötietolain määrittelemillä tavoilla. Tietosuojaselosteen versio on päivitetty 21.11.2022

Rekisterinpitäjä

Ajoneuvoni System Oy
c/o Ajoneuvoni System Oy, Viipurintie 7 lh. 4 13200 Hämeenlinna
Y-tunnus 2830658-9

Tietosuojavastaava
Jukka Raitanen, 0505712340
Hallituksen jäsen
jukka.raitanen(at)ajoneuvoni.fi

Tietosuojaselosteen alaiset rekisterit:

    • Yritysasiakasrekisteri

    • Käyttäjärekisteri

    • Traficom-kyselyjen lokitiedot

    • Ajoneuvorekisteri

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietojen keräämisen, käsittelyn sekä tallennuksen tarkoituksena on Ajoneuvoni System Oy:n asiakkuuksien ja yhteistyön hoitaminen sekä markkinoinnin toteuttaminen. Asiakastietoja käytetään yrityksen liiketoiminnan kehittämisessä. Asiakkaille voidaan tehdä järjestelmän sisällä markkinointitoimenpiteitä sekä asiakastietoja voidaan luovuttaa asiakkaan hyväksyessä myös kolmansille osapuolille.

Toimintaa ohjaa tiedon käyttämisen merkittävyys; tietoja säilytetään asiakkuuden aktiivisena olemisen aikana sekä tilastointitarkoituksissa 6 kk. asiakkuuden päättymisen jälkeen. Tiedot ovat tallennettuina suomalaisille, erikseen määritetyille palvelimille. Palvelinten ylläpidosta vastaa Vivecho Oy.

Rekisterien tietosisältö:

Henkilötietoja kerätään vaan niistä henkilöistä, joilla on aktiivinen tili palvelussa tai jotka ovat olleet palvelun asiakkaina, mutta päättäneet oman asiakkuutensa maksimissaan kuusi kuukautta sitten.

Yritysasiakasrekisteri

    • Y-tunnus

    • Vastuuhenkilön yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero)

    • Yrityksen virallinen nimi sekä yhteystiedot

    • Yritysasiakkaan omistamien ajoneuvojen tiedot

Henkilöasiakasrekisteri

    • Nimi

    • Järjestelmäkohtainen tunnistetieto

    • Osoitetiedot

    • Sähköposti

    • Puhelinnumero

    • Maksutiedot

    • Omistamat sekä hallitsemat ajoneuvot, myös muut kuin TraFiComin rekisterissä olevat

Traficom-kyselyjen lokitiedot

    • Henkilöiden ja organisaatioiden omistamat ajoneuvot

    • Henkilöiden henkilötunnukset, suojattuna

    • Kyselyiden aikaleimat sekä mahdollinen kyselylaji

Ajoneuvorekisteri

    • Ajoneuvon valmistenumero

    • Ajoneuvon mahdollinen rekisterinumero

    • Omistajatieto, suojattuna

Tietolähteet

Tietolähteitä ovat:

    • Käyttäjät itse

    • TrafiCom Oy

    • Stripe Llc

Tietojen säilytysaika

Yritysasiakasrekisterin tietoja säilytetään kolme (3) vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen

käyttäjätietoja säilytetään siihen asti, kunnes käyttäjä poistaa käyttäjätilinsä. Käyttäjätilin passivoituessa käyttäjätiedot säilyvät järjestelmässä 6 kuukauden ajan. Käyttäjän ajoneuvoihin liittyvät tiedot säilyvät järjestelmässä myös käyttäjätilin passivoitumisen tai poistamisen jälkeen, mutta tietoja ei pysty järjestelmän kautta yhdistämään aiempiin käyttäjiin. Ajoneuvokohtaiset tiedot poistuvat ajoneuvon rekisteristä poistamisen jälkeen. Käyttäjien lokitiedoissa noudatetaan TrafiComin, eli liikenne- ja viestintäviraston linjauksia siinä kohdin kun se on tarpeellista.

Traficomin lokitietoja säilytetään 2 vuoden ajan

Evästeiden käyttö

Ajoneuvoni System Oy kerää palvelustaan evästeitä, jotka liittyvät palvelun ja verkkosivujen käyttöön, käyttömääriin sekä muihin palvelun käyttöön liittyviin tietoihin. Eväste on selaimen tallentama tekstimuotoinen tiedoste, jonka pohjalta ei voida tunnistaa yksittäisiä käyttäjiä. Evästetietoja voidaan käyttää markkinoinnissa markkinoinnin kohdentamiseksi eri käyttäjäprofiileille. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön oman selaimensa asetuksista.

Tietojen luovuttaminen EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilöasiakkaat rekisteröityvät järjestelmään Stripe- järjestelmän kautta, jonka toiminnot ovat GDPR:n mukaisia (https://stripe.com/en-fi/guides/general-data-protection-regulation)

Rekisterien suojaus

Tietojärjestelmä toimii Suomessa sijaitsevalla, vahvan suojauksen omaavalla palvelimella. Käyttäjiin liittyvät tiedot on kryptattu eikä yksittäistä tietuetta ole mahdollista ilman kontekstia yhdistää yksittäiseen käyttäjään. Tietojärjestelmään pääsevät ainoastaan erikseen ne henkilöt, joiden työtehtäviin se sopimuksen edellyttämällä tavalla kuuluu.

Kolmannet osapuolet

Kolmannet osapuolet pääsevät järjestelmässä oheisesti järjestelmiin:

Yhteistyökumppanit: Yhteistyökumppaneilla on oikeus niiden alle käyttäjien toimesta liitettyihin tileihin ja tilien tietoihin. Tiedoissa ei näy auton haltija-/ omistajatietoa vain ainoastaan ajoneuvon huolto- ja ylläpitotiedot.

Markkinointiyhteistyö: Markkinointiyhteistyökumppanit eivät pääse yksittäisiin tietueisiin kiinni, mutta voivat hyödyntää palveluun liitettyjä evästeitä markkinoinnin tekemisessä, jos käyttäjät ovat sen itse mahdollistaneet

Tietojen poistaminen

Yritysasiakkailla sekä henkilökäyttäjillä on oikeus peruttaa järjestelmään liittyvä tilaus ilmoittamalla siitä verkkosivuilla ohjeistetuilla tavoilla. Järjestelmään rekisteröityneillä käyttäjillä on oikeus pyytää heistä järjestelmässä olevat tiedot. Tietojen poistamisesta tulee ilmoittaa sähköpostin välityksellä tietosuojaselosteessa ilmoitetulle yhteyshenkilölle. Poistamispyynnön yhteydessä henkilön tulee esittää virallinen henkilötodistus.

Yritysasiakkaiden puolesta tiedot voi poistaa joko yrityksen nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö tai ajoneuvorekisterin ylläpitäjäksi (sopimuksella) nimetty pääkäyttäjä. Tietojen poistaminen ei automaattisesti katkaise sopimussuhdetta